asistent administrativ - fișa postului asistent administrativ
1.1.Nastoyaschaya fișa postului definește drepturile, îndatoririle și responsabilitățile unui asistent administrativ _____________________ (în continuare - „societatea“).
sarcinile 1.2.Osnovnymi unui asistent administrativ este un suport organizațional și documentarea activităților de management ale Companiei, precum și managementul îmbunătățit al documentelor.
1.3.Sekretar-referent este subordonat departamentul administrativ și economic șef al Oficiului de materiale și suport tehnic, iar în lipsa acestuia - Administrator al departamentului de întreținere a Oficiului materialului și suport tehnic.
1.4.V perioadă de absență a Secretarului referentul (călătorie de afaceri, concediu, boală, etc), drepturile și îndatoririle atribuite în calitate de secretar-asistent, numit prin ordin al directorului general.
1.5.Na poziția de asistent administrativ a acceptat persoana cu studii superioare (cerințe pentru vechime în muncă nu), sau o persoană cu studii (complet) secundar și formare specializată pentru programul de lucru și experiența instalată de cel puțin 1 an.
1.6.Sekretar-referentul este ghidat de:
-Constituția română;
-Codul civil din România;
-Codul muncii român;
-GDLN. Principalele prevederi. Cerințele de bază pentru serviciile de documente și înregistrări de management;
-instrucțiuni privind procedura de carnetele de munca ale întreprinderii, instituții, organizații, reglementări și materiale metodologice Ministerul Muncii RF;
-instrucțiuni tipice privind gestionarea înregistrărilor în organele federale ale puterii executive;
-GOST R51141-98. de gestionare a înregistrărilor și termeni de arhivă. Termeni și definiții;
-Arhiva companie (ONG). Toolkit-uri și o listă orientativă a documentelor prezentate în activitatea instituțiilor non-guvernamentale, cu indicarea termenului de valabilitate;
-regulamentele interne ale muncii ale societății;
-reguli și instrucțiuni de Arhivistic;
-instrucțiuni privind gestionarea înregistrărilor Societății;
-comenzi, rezoluții ale conducerii companiei;
-această descriere de locuri de muncă;
-Sistemul de stat unificat de evidență.
Pe asistentul administrativ responsabil pentru următoarele funcții:
calitatea 2.1.Kontrol documentelor prezentate spre semnare de către directorul general.
executare 2.2.Kontrol documentelor și comenzi.
2.3.Priem, trimiterea și înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire.
2.4.Podgotovka proiecte de documente așa cum dirijate de către directorul general.
lucru 2.5.Organizatsiya primirea directorului general.
documente 2.6.Organizatsiya în munca de birou.
activități 2.7.Dokumentirovanie ale organismelor consultative ale companiei.
2.8.Razrabotka reglementările locale privind întreținerea documentară a Companiei.
2.9.Organizatsiya nedocumentat Serviciul de director general.
3. Drepturile
3.1.Prinimat și să înregistreze corespondența înscrise în registrul documentelor de intrare, în conformitate cu directori de rezoluție ale Companiei sau a unităților sale de a transfera documentele de execuție.
3.3.Vypolnyat funcții tehnice pentru a asigura funcționarea și întreținerea directorului general al Companiei sau a subdiviziunilor sale.
siguranță 3.4.Obespechivat de trecere documente oficiale.
3.5.Poluchat informații din departamentele angajaților pentru directorul general, îi solicită în numele său.
3.6.Sledit trecerea documentelor, supraveghează punerea în aplicare a acestora.
3.7.Vydavat informațiile necesare cu privire la documentele înregistrate.
3.9.Osuschestvlyat lucrările pregătitoare pentru reuniuni sau întâlniri organizate de directorul general (colectarea de materiale necesare, participanților la termen de notificare, locul, ordinea de zi a ședinței sau a reuniunilor și de înregistrare), să conducă și să execute protocoale.
3.10.Vypolnyat de imprimare și de muncă duplicarea.
3.12.Sledit pentru furnizarea de papetărie director general, echipamente de birou mijloace pentru a crea condiții favorabile pentru funcționarea eficientă a capului.
3.13.Kontrolirovat executarea documentelor și a instrucțiunilor de directorului general să ia măsuri prompte în timp util și calitatea punerii în aplicare a acestora.
documente 3.14.Prinimat pentru semnătura directorului general.
calitatea 3.15.Kontrolirovat de pregătire, corectitudinea compilare, examinare și aprobare a documentelor transmise spre semnare de către directorul general.
recepția 3.16.Organizovat de vizitatori, facilita examinarea rapidă a cererilor de propuneri și angajații Companiei.
Revista 3.17.Vesti personalului întîrzierea Societatea să lucreze.
3.18.Uchastvovat în dezvoltarea de cazuri nomenclaturi, verifică valabilitatea formării și înregistrarea cazurilor în care acestea sunt transferate la arhivă.
caz 3.19.Shifrovat, în conformitate cu normele aplicabile.
3.20.Sistematizirovat și disloca de afaceri, păstrează înregistrările lor.
3.21.Predstavlyatezhemesyachno raportul directorului general privind întârzierea angajaților.
3.22.Vesti drivere de program.
3.23.Reshat aspecte legate de proiectarea de invitații, vize, pașapoarte, carte și bilete de cumpărare pentru angajați, micșorându-se într-o călătorie de afaceri.
3.24.Prinimat fi depus pe unitățile structurale ale documentelor companiei, evidența completă.
3.25.Podgotavlivat inventar consolidat al cazurilor de timp permanente și temporare de depozitare, precum și acte pentru transferul de cazuri de stocare de stat, scrie-off și distrugerea documentelor, care perioada de stocare a expirat.
Personalul 3.26.Konsultirovat în pregătirea cazurilor pentru livrare la arhiva. 3.27.Uchastvovat lucru privind examinarea valorii documentelor de arhivă.
3.28.Vydavat copii și documente de rezervă, pentru a face investigațiile necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă și să mențină o înregistrare.
4.1.Zaprashivat subdiviziunilor structurale ale Companiei materialele necesare și o explicație cu privire la motivele pentru întârziere sarcini și misiuni de conducere, documente de vedere, și trimite-le pe specialiștii și managerii companiei.
procesele 4.2.Razrabatyvat lucrează cu documente bazate pe utilizarea de inginerie organizatorice și de calculator.
4.3.Vnosit conducerii de propuneri pentru a îmbunătăți perfecțiunea formelor și metodelor de lucru administrativă prin utilizarea tehnologiei electronice.
4.4.Predvaritelno documente vizualizare și de a determina care dintre ele pot fi transferate interpreților, ocolind directorul general.
recepție 4.5.Organizovyvat și prioritiza vizitatori.
documente 4.6.Rabotat care au clasificat drept „confidențial“ sau „secret comercial“.
4.7.Trebovat de management pentru a crea condiții normale pentru îndeplinirea îndatoririlor oficiale și siguranța documentației personalului.
4.8.Rabotat documente care au marcat „Numai pentru uz oficial.“
recomandări 4.10.Davat pentru a reduce documentația intermediară și optimizarea lucrului cu documente ale Companiei.
4.11.Razrabatyvat sistem de documentare unificat, fișe de raportare documente, liste de documente.
4.12.Trebovat respectarea regulilor de lucru cu documente în diviziunile structurale ale Companiei.
Deciziile 4.13.Prinimat și avizează documentele care țin de competența sa.
propuneri 4.14.Vnosit menite să îmbunătățească activitatea cu personalul.
4.15.Trebovat din documentele interpreților de finalizare întocmite cu încălcarea regulilor de pregătire și de înregistrare a documentelor cu privire la personal.
4.16.Trebovat explicații în scris angajaților care au încălcat disciplina muncii.
asistent administrativ este responsabil pentru:
5.1.Svoevremennost trimiterea de e-mail care își încetează activitatea.
5.3.Nebrezhnoe, atitudine neglijentă la înregistrarea și gestionarea documentelor.
informații 5.4.Razglashenie ce constituie secret comercial al Companiei și alte informații, care a devenit cunoscut în cursul lucrărilor.
5.5.Kachestvo documentelor prezentate spre semnare conducerii Societății.
transmisie 5.6.Nesvoevremennuyu de informații către directorul general.
5.7.Sohrannost de ieșire, de intrare și interne de documentare.
proprietate 5.8.Sohrannost furnizate de către companie pentru a-și îndeplini funcțiile sale.
5.9.Nevypolnenie cerințele prezentei instrucțiuni.
5.10.Netaktichnoe tratamentul angajaților Companiei și alții, a apelat la un asistent administrativ pentru cetățeni.
6.Vzaimootnosheniya officio
Departamentul de întreținere 6.1.S - pe probleme de adminis materiale de birou asistent si echipamentul necesar.
6.2.So toate diviziile companiei - privind gestionarea înregistrărilor.
Directorul general 6.3.S - pe documentare și non-documentar asigura activitățile sale.
7.1. Criteriul principal al activității Secretarului referentul sunt promptitudine și diligență.
8. Procedura de revizuire a fișei postului
8.1. Acest manual poate fi revizuită în următoarele cazuri:
- schimba tehnologia de întreținere documentar;
- modifica funcțiile secretarului referentul;
- modificări în structura companiei.
Șef de unitate structurală: __________________ _____________
(Semnătura) (numele, inițialele)
Cu instruire este familiar,
o copie a primit: __________________ _____________