Indicele de înregistrare - studopediya

Numele tipului de document

Recuzita „Numele tipului de document“ trebuie să respecte tipuri de documente utilizate în sistemul unificat de documentare și de organizare administrativă.

Numele tipului inclus într-o formă de document. Antetul numele tipului de document nu este specificat;

Toate documentele oficiale sunt datate și indexate.

Data - o condiție obligatorie a oricărui document. Datele de pe documentul poate fi câteva, dar ele au scopuri diferite și stadiul record de lucru cu documente.

Principala data documentului este data semnării sale, de acceptare, de aprobare sau data evenimentului, care se înregistrează în documentul (pentru protocoale, acte și alte documente).

Data adoptării deciziei, ordinea de publicare este data semnării lui de către șeful organizației a FPB.

Pentru a trimite documente în același timp, data la forma este data expedierii.

Datat și toate etapele de prelucrare și manipulare a documentelor. Pentru aceste date pot fi instalate în cazul în care există o întârziere în lucrul cu documentul. Prin urmare, data ștampilată atunci când face o trimitere la un indice și data documentului de intrare, gât de potrivire, vize, declarații de gât semne de rezoluție pe documentul primire în organizarea și executarea documentului, precum și copii certificate, transferul de date pe medii de stocare.

Data semnării (acceptare) a documentului și indicele sunt aplicate la o locație desemnată pe formular. Dacă un document nu este întocmit pe un formular, data și indicele (numărul) sunt puse la fel de bine ca și în formă de hârtie.

Data în documentele întocmite în două moduri:

Data emiterii fără ghilimele.

Atunci când pregătește un document pentru a semna o lună de pre-tipărite și an, iar numărul este aplicat capului, a semnat documentul.

Datele și codurile trebuie să fie administrat într-o singură linie;

Înregistrare Document Index - este denumirea digitală condiționată ștampilat la înregistrare. Pentru el, având în vedere un loc în următorul martor la data.

Înregistrarea se face în mod descentralizat de către grupuri de documente sunt, de obicei, în subdiviziunile în cazul în care acestea sunt stabilite și documentate. De exemplu, comenzile din activitățile de exploatare înregistrate în birou, personal - departamentul de personal, documentele contabile - în contabilitate, etc.

Număr de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire, cu excepția numărului de serie, completate adesea de indicele condiționată de unități structurale sau un artist care a întocmit documentul, corespondent al problemelor clasificator ale spațiului de stocare a numărului documentului și cazul nomenclaturii, care a depus un document sau o copie a documentului trimis. De exemplu, 12-34 / 89, unde 12 - indicele structural de compartimentare (de exemplu, resurse umane), 34 - numărul de caz pe intervalul 89 - numărul documentului care urmează să fie transmis;

După ce a primit un document de răspuns, acest lucru a propunerii este necesar pentru a ridica o copie a documentului de intrare (proactiv), la care a venit răspunsul, introduceți-l la răspunsurile primite și doar începe cu munca. În acest caz, odată ce informațiile sunt complete: cum ar fi faptul că, în scris și să ia pe deplin în considerare dacă cererea sau sugestie.

În pregătirea răspunsurilor trebuie să indice codul și data documentului, la care este dat răspunsul, sub data și numărul documentului care își încetează activitatea.