revizuirea și distribuirea documentelor preliminare
revizuirea și distribuirea documentelor preliminare
Obiectivul principal al examinării preliminare - selectați documentele care urmează să fie luate în considerare de către conducere. Comparativ cu restul de documente ar trebui să determine care unitate sau cineva din artiștii care trebuie să fie trimis. Astfel, documentele sunt împărțite în mai multe grupuri - în funcție de cât de multe capete adjuncți și care sunt autorizați să examineze anumite documente. O astfel de programare reduce semnificativ timpul și instanță a documentelor de trecere. Cu toate acestea, acest lucru este posibil numai în cazul în care delegarea anumitor drepturi și puteri de șefi adjuncți și șefii de divizii structurale.
În timpul examinării preliminare a directoarelor interne de utilizare corespondență: o listă orientativă a documentelor care sunt considerate de cap; lista funcționarilor și a atribuțiilor acestora; expediere diagrame de flux de procesare și distribuție de secvență a diferitelor tipuri de documente, etc.
o importanța conținutului;
o tipul de document (lege, ordine, scrisoare, raport, etc.);
O complexitatea problemelor implicate;
o plasează instituțiile care trimit în structura de guvernare, rolul organizațiilor publice în societate;
O urgența executării documentului.
sarcina angajaților, care efectuează o analiză preliminară, pentru a elibera capul de flux excesiv de documente, luarea în considerare a problemelor minore.
Uneori, în scopul de a informa șeful instituției elaborarea listei, care indică ce corespondența primită pe zi, pe săptămână, cărora le este transferat, ceea ce a fost făcut.
Cu acest cap este capabil să citească documentele care sunt de cel mai mare interes pentru el. În plus, la momentul respectiv, cu multe documente citit șeful instituției, semnând răspunsuri. În același timp, el va fi capabil să evalueze dacă anumiți angajați sunt în măsură să decidă problema.
directorii adjuncți pot fi transmise documente, o decizie pentru care au dreptul. Alte documente sunt transferate către unitățile structurale sau direct interpreților.
Acestea se transmit pe direcția sau executanți în ziua admiterii instituției. În cazul în care documentul trebuie să fie executat mai multe unități structurale sau persoane fizice, atunci acesta este eliminat din copiile sau să acorde prioritate punerii în aplicare.
În instituțiile mari, o analiză preliminară a documentelor prevede un angajat cu experiență care are calificările și acreditările necesare pentru aceasta, de regulă, - serviciile la sediul central. În unități mai mici astfel de lucrări încredințate secretarului.
Astfel, un angajat care ia în considerare anterior documentele au acces la toate corespondența care vine în instituții. Managerul trebuie să se bazeze în întregime pe un astfel de lucrător, care, la rândul său, - să adere strict la etica profesională și de a nu divulga informațiile conținute în documentele oficiale.
În timpul examinării preliminare a corespondenței ar trebui să fie prin intermediul unui card de fișier (bază de date automată) pentru a afla, a fost realizat corespondența anterioară cu întrebarea interesante.
În cazul în care documentul se repetă, apoi la ridicat documentele anterioare prezentate și, dacă este necesar, toate împreună transfer de cap. În cazul constatării că decizia poate solicita materiale suplimentare (cum ar fi documentele administrative ale organelor de nivel superior, care se face referire în document), care este responsabil de examinarea persoanei corespondenta (secretar) ar trebui să includă aceste documente și pentru a oferi supraveghetorului.
Citind corespondența este destinat pentru orientare recomandabil să se aloce evidențiază. Puteți sublinia importanta fraza, face o notă scurtă, care caracterizează natura corespondenței care a avut loc mai devreme.
documente cu aspect, angajat al serviciului de birou (secretar), cu un creion într-un loc prescris (de obicei, pe partea dreapta pe partea de sus a primei foi a unui document) marchează simbolul unității structurale, în care ghidajele pentru documente, numele artistului (în înregistrarea practică păstrarea, această operație se numește marcaj). Simbolul unității structurale este numărul său în lista agențiilor. De exemplu, 05 - Resurse Umane, 10 - departamentul de aprovizionare. Fiecare persoană din birourile personalului de conducere pot fi desemna în mod condiționat una dintre primele zece numere (01 - Head, 02 - prim-adjunct, 03 - Șef adjunct).