Descrierea postului asistent administrativ
I. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Angajarea și concedierea asistent administrativ efectuat ordinul directorului general.
1.2. Principalele sarcini ale unui asistent administrativ este un suport organizațional și documentarea activităților de management ale Companiei, precum și managementul îmbunătățit al documentelor.
1.3. Office Assistant raportează direct șefului Departamentului administrativ și economic al Oficiului de materiale și suport tehnic, iar în lipsa acestuia - Administrator al departamentului de întreținere a Oficiului materialului și suport tehnic.
1.4. În absența unui asistent administrativ (călătorie de afaceri, concediu, boală, etc), drepturile și obligațiile sale sunt transferate către hotarand secretar-revizor, care este numit prin ordin al directorului general.
1.5. asistent administrativ este ghidat în activitățile sale:
- Constituția română;
- Codul civil din România;
- Codul muncii român;
- Instrucțiunea privind procedura de carnetele de munca ale întreprinderii, instituții, organizații, reglementări și materiale metodologice Ministerul Muncii RF;
- GDLN. Principalele prevederi. Cerințele de bază pentru serviciile de documente și înregistrări de management;
- instrucțiuni tipice privind gestionarea înregistrărilor în organele federale ale puterii executive;
- GOST R51141-98. de gestionare a înregistrărilor și termeni de arhivă. Termeni și definiții;
- Arhiva companie (ONG). Toolkit-uri și o listă orientativă a documentelor prezentate în activitatea instituțiilor non-guvernamentale, cu indicarea termenului de valabilitate;
- Sistemul de management al înregistrărilor de stat unificat;
- Reguli și instrucțiuni Rosarkhiv;
- Instrucțiunea cu privire la funcția Societății;
- Reglementările interne ale muncii ale societății;
- Comenzi, rezoluții ale conducerii companiei;
- Această descriere de locuri de muncă.
1.6. Pentru funcția de asistent administrativ este numit persoană care are studii superioare profesionale, fără a necesita o lungime de serviciu sau a unei persoane cu studii medii (complet) și formarea specifică privind programul instalat și experiența de lucru de cel puțin 1 an.
Pe asistentul administrativ responsabil pentru următoarele funcții:
- primirea, transmiterea și înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire;
- elaborarea proiectelor de documente privind ordinele directorului general;
- controlul calității documentelor prezentate pentru semnare directorului general;
- controlul de executare a documentelor și a ordinelor;
- organizarea muncii la primirea directorului general;
- documentarea activităților organismelor consultative;
- elaborarea reglementărilor locale privind întreținerea documentară a Societății;
- organizarea documentelor în munca de birou;
- organizarea de servicii fără hârtie director general.
III. TAXE
3.1. îndeplini funcțiile tehnice pentru a asigura operarea și întreținerea directorului general al Companiei sau filialele sale;
3.2. Ea primește și înregistrează corespondența înscrise în registrul documentelor de intrare, în conformitate cu directori de rezoluție ale Companiei sau a unităților sale de a transfera documentele de execuție;
3.3. în urma trecerii documentelor, supraveghează punerea în aplicare a acestora;
3.4. furnizează informațiile necesare cu privire la documentele înregistrate;
3.6. Acesta asigură siguranța documentației serviciului de trecere;
3.7. Acesta primește informații de la birourile angajaților pentru directorul general, îi solicită în numele său;
3.10. Acesta a fost de lucru privind pregătirea reuniunilor sau întâlniri organizate de directorul general (colectarea de materiale necesare, participanții timp de notificare, locul, ordinea de zi a ședinței sau a reuniunilor și de înregistrare), și este înregistrată în procesul-verbal;
3.11. efectuează imprimare și copiere de lucru;
3.12. ca urmare a dispoziției directorului general al papetărie, echipamente de birou înseamnă creează condiții favorabile pentru funcționarea eficientă a capului;
3.13. acceptă documente pentru semnare directorului general;
3.14. monitorizează calitatea instruirii, pregătirea corectă, revizuirea și aprobarea documentelor prezentate spre semnare de către directorul general;
3.15. supraveghează executarea documentelor și a instrucțiunilor de directorul general, acceptă măsurile operaționale în timp util și calitatea punerii în aplicare a acestora;
3.16. organizarea primirii de vizitatori, facilita examinarea rapidă a cererilor de propuneri și angajații Companiei;
3.17. Se păstrează un jurnal de întârziere de către personalul companiei de a lucra;
3.18. în fiecare lună, să prezinte un raport privind întârzierea angajaților;
3,19. conduce programul de lucru al conducătorilor auto;
3.20. abordează aspecte legate de proiectarea de invitații, vize, pașapoarte, carte și cumpăra bilete pentru angajați, micșorându-se într-o călătorie de afaceri;
3.21. Este nevoie de posesia diviziunilor structurale ale documentelor companiei, păstrarea evidenței complete;
3.22. participă la dezvoltarea de cazuri nomenclaturi, verifică valabilitatea formării și înregistrarea cazurilor în care acestea sunt transferate la arhivă;
3.23. în conformitate cu normele aplicabile criptează cazul;
3.24. organizează și găzduiește cazul, menține o înregistrare;
3.25. pregătește un inventar sumar al cazurilor de timp permanente și temporare de depozitare, precum și acte pentru transferul de cazuri de stocare de stat, scrie-off și distrugerea documentelor, care perioada de depozitare a expirat;
3.26. participă la examinarea valorii documentelor de arhivă;
3.27. Acesta oferă copii și documente de rezervă, informațiile necesare se bazează pe informațiile disponibile în documentele de arhivă și să mențină o înregistrare;
3,28. recomandă personalului cu privire la pregătirea cazurilor pentru livrare la arhiva.
asistent administrativ are dreptul la:
4.1. să dezvolte procese pentru a lucra cu documente bazate pe utilizarea de inginerie organizatorice și de calculator;
4.2. cererea din unitățile structurale ale Companiei materialele necesare și o explicație cu privire la motivele pentru întârziere și misiuni de gestionare a comenzilor;
4.3. revizuiește documentele și le trimite pe șefii și specialiștii Companiei;
4.4. supună conducerii de propuneri de îmbunătățire perfecțiunea formelor și metodelor de lucru administrativă prin utilizarea de echipamente electronice;
4.5. necesită o gestionare pentru a crea condiții normale pentru îndeplinirea îndatoririlor oficiale și siguranța documentației personalului;
4.6. lucrează cu documente care au marcat „numai pentru uz intern“;
4.8. documente de previzualizare și a determina care dintre ele pot fi transferate către interpreții, evitând directorul general;
4.9. să organizeze și să acorde prioritate de primire a vizitatorilor;
4.10. să solicite respectarea normelor de lucru cu documentele din unitățile structurale ale Societății;
4.11. face recomandări pentru a reduce documentația intermediară și optimizarea lucrului cu documente ale Societății;
4.12. dezvoltarea unui sistem de documentare standardizat, fișe de raportare documente, liste de documente;
4.13. ia decizii și să aprobe documentele de competenta sa;
4.14. face propuneri de îmbunătățire a activității cu personalul;
4.15. cere o explicație în scris, de la angajații care încalcă disciplina muncii;
4.16. solicita documentele interpreților de finalizare întocmite cu încălcarea regulilor de pregătire și de înregistrare a documentelor cu privire la personal;
4.17. lucrează cu documente care au marcat sau „secret comercial“, „Confidențial“.
V. RESPONSABILITATEA
asistent administrativ este responsabil pentru:
5.2. trimiterea în timp util e-mail prin care își încetează activitatea;
5.3. calitatea documentelor transmise spre semnare conducerii Societății;
5.4. neglijent atitudine, neglijentă la înregistrarea și gestionarea documentelor;
5.5. transmitere tardivă a informațiilor către directorul general;
5.6. siguranța documentelor de ieșire, intrare și interne;
5.7. divulgarea de informații ce constituie secret comercial al Companiei și alte informații, care a devenit cunoscut în cursul muncii;
5.8. echipamente de siguranță cu condiția să-l de companie pentru a-și îndeplini funcțiile sale;
5.9. Atitudinea indiscret față de angajați ai Companiei, alți cetățeni care au aplicat la asistentul administrativ;
5.10. nerespectarea acestor instrucțiuni.
VI. RELAȚII ÎN POST
6.1. cu directorul general - privind documentar și non-documentar menținerea activităților sale;
6.2. cu departamentul de întreținere - pe probleme de adminis materiale de birou asistent și echipamentul necesar;
6.3. cu toate diviziile companiei - privind gestionarea înregistrărilor.
VII. Evaluarea performanțelor
7.1. Criteriul principal al activității Secretarului referentul sunt promptitudine și diligență.
VIII. ORDINEA fișa postului de revizuire
8.1. Acest manual poate fi revizuită în următoarele cazuri:
- schimbă structura companiei;
- schimba tehnologia de întreținere documentar;
- modifica funcțiile secretarului referentul.